網友問題解答專區：公司的機密資料存放在雲端系統中，員工要離職的時候到底該怎麼交接才是萬全的做法？

剛看到這篇求助文的時候，真的是印象深刻，我還真沒有遇過類似的狀況，很多企業會使用免費的軟體，以Google大神來說，他們的雲端服務就是一個例子，連身為電腦笨蛋的我都有使用，今天要討論的問題在於如果企業在使用雲端系統的時候，到底要怎麼避免人員與公司不知如何交接的狀況。

案件內容：

公司為了節省經營成本，因此在人力不足的狀況下，一個助理都要扛3人以上的工作，其中關於公司機密資料的存檔，就交由助理小方來處理，但公司開始是請小方以個人名義來申請Google雲端，並將相關資料都存放在裡面，某天小方要離職，才驚覺與公司之間並無針對此類事項做過相關的協議，企業也以小方未善盡交接為由不讓他離職，問我該如何處理？

一、將所有的資料全部備份，通知主管或僱主來進行交接：

這在初期創業的公司最常發生，很多事情都是由老闆一人專斷獨行，在沒有全盤考量的狀況下，下了很多不切實際的指令，這雖然是一個會經歷的過程，但提醒一下企業主，有關公司機密這檔事…最好先用僱主個人帳戶來設定及申請，在開始還沒上軌道之前，就放在雲端裡面慢慢的整理，因為總比交給員工管理來的保險。

就此案的爭議點，我會先做一個動作，那就是先將裡面的資料備份，然後以信件、訊息通知部門主管或僱主前來交接。

二、公司若拒絕交接，請發信或訊息通知公司處理的步驟：

此案的僱主及主管拒絕交接，別以為這樣子就可以無期限的留住人，前面提到的信件或簡訊，由於會有時間序列的記載，因此只要明確告知以下幾項事情即可：

. 預告期間，本人預定離職的日期
. 交接事項，所有雲端資料的備份
. 表示是公司片面無法配合交接事項

這就會有一個明確的時間序列出來，以此表示是公司不願意配合交接事項，且員工已善盡處理的責任及義務。

三、將備份資料留在公司，同時將個人雲端的資料夾清空：

將備份資料留在僱主或主管的桌上，並請拍照存證、並用訊息通知僱主及主管，並同時將個人雲端資料夾全部清空，同樣的也做拍照及通知的動作，重點就是在離開公司之後，所有的資料全部都要清乾淨。

四、離職前三日請發存證信函通知公司終止勞動契約：

因為是自己要離職，所以不會有資遣費相關的問題，因此只要在離職前三日發存證信函通知公司，表示已盡個人所有注意義務處理相關機密事項，但未見公司給予正面的回應，因此在遵守預告期間的前提之下，向公司終止勞動契約。

結語：

此案有爭議的點在於員工在刪除雲端資料之後才通知僱主，結果被僱主認定有侵害公司機密之嫌，雙方現在各執一辭，事前的隨意就會造成事後的紛爭，我可以理解創業之初一切從簡的狀況，但管理不當就是會有法律紛爭的後果，希望大家可以從這個案例得到一些想法。