2015年11月4日 星期三

網友問題解答專區:公司的機密資料存放在雲端系統中,員工要離職的時候到底該怎麼交接才是萬全的做法?


剛看到這篇求助文的時候,真的是印象深刻,我還真沒有遇過類似的狀況,很多企業會使用免費的軟體,以Google大神來說,他們的雲端服務就是一個例子,連身為電腦笨蛋的我都有使用,今天要討論的問題在於如果企業在使用雲端系統的時候,到底要怎麼避免人員與公司不知如何交接的狀況。

案件內容:

公司為了節省經營成本,因此在人力不足的狀況下,一個助理都要扛3人以上的工作,其中關於公司機密資料的存檔,就交由助理小方來處理,但公司開始是請小方以個人名義來申請Google雲端,並將相關資料都存放在裡面,某天小方要離職,才驚覺與公司之間並無針對此類事項做過相關的協議,企業也以小方未善盡交接為由不讓他離職,問我該如何處理?

一、將所有的資料全部備份,通知主管或僱主來進行交接:

這在初期創業的公司最常發生,很多事情都是由老闆一人專斷獨行,在沒有全盤考量的狀況下,下了很多不切實際的指令,這雖然是一個會經歷的過程,但提醒一下企業主,有關公司機密這檔事…最好先用僱主個人帳戶來設定及申請,在開始還沒上軌道之前,就放在雲端裡面慢慢的整理,因為總比交給員工管理來的保險。

就此案的爭議點,我會先做一個動作,那就是先將裡面的資料備份,然後以信件、訊息通知部門主管或僱主前來交接。

二、公司若拒絕交接,請發信或訊息通知公司處理的步驟:

此案的僱主及主管拒絕交接,別以為這樣子就可以無期限的留住人,前面提到的信件或簡訊,由於會有時間序列的記載,因此只要明確告知以下幾項事情即可:

. 預告期間,本人預定離職的日期
. 交接事項,所有雲端資料的備份
. 表示是公司片面無法配合交接事項

這就會有一個明確的時間序列出來,以此表示是公司不願意配合交接事項,且員工已善盡處理的責任及義務。

三、將備份資料留在公司,同時將個人雲端的資料夾清空:

將備份資料留在僱主或主管的桌上,並請拍照存證、並用訊息通知僱主及主管,並同時將個人雲端資料夾全部清空,同樣的也做拍照及通知的動作,重點就是在離開公司之後,所有的資料全部都要清乾淨。

四、離職前三日請發存證信函通知公司終止勞動契約:

因為是自己要離職,所以不會有資遣費相關的問題,因此只要在離職前三日發存證信函通知公司,表示已盡個人所有注意義務處理相關機密事項,但未見公司給予正面的回應,因此在遵守預告期間的前提之下,向公司終止勞動契約。

結語:

此案有爭議的點在於員工在刪除雲端資料之後才通知僱主,結果被僱主認定有侵害公司機密之嫌,雙方現在各執一辭,事前的隨意就會造成事後的紛爭,我可以理解創業之初一切從簡的狀況,但管理不當就是會有法律紛爭的後果,希望大家可以從這個案例得到一些想法。

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