2014年12月29日 星期一

有這一份文件就可以搞定很多問題 - 職務說明書怎麼寫?


各位看倌有沒有碰過一個問題,上面交代要處理一個員工,比如說他表現不好,員工會反問一個問題,請問我到底表現不好?你確定知道這個員工表現的如何嗎?用什麼依據呢?今天我要用國外很盛行的職務說明書(Job Description)來做分享的主題,因為惟有清楚的職務內容說明,才有辦法做出符合其工作表現的績效評估,我今天會以製造業做例子,一項一項的與個位說明,這一篇應該是我開站以來,最有挑戰性的一篇,我會盡量說明清楚,如果有不清楚的地方,還請各位看倌指教,謝謝!!

每一張圖表,都會有標註,我會就標註項目逐一做說明,開始前,先記住一個概念,我在這只教通則及觀念,當然看倌們可以完全使用我的文件,但如果要做出好的職務說明書,請用我的觀念然後試著做屬於自已公司的職務說明書,這才有意義!!


一、職務名稱:


別看這個很簡單喔,搞不好看倌中的公司,就連這個都搞不清楚,職務名稱不止是個Title而已,它代表著公司的體制及後續相關的培育,更重要的是,能給員工一個歸屬感,別小看歸屬感,一張名片、一個稱謂,就可以讓員工的熱情被點燃,讓員工感受到被公司認同,光是這個就可以有效的降低異動率,而且新人試用期間最容易中槍落馬,有了職務名稱將會有很大的功用。另一個效用就是建立完整的員工資料,以便公司養才、育才,甚至萬一不幸發生勞資爭議的話,可以在最短的時間內,了解員工的狀況,這是非常重要的,各位可以試試想,問問公司部門主管對於下屬的職稱是什麼?答案應該是零零落落(台語發音)!!別小看職務名稱的功效,如果還沒有做,麻煩趕快訂定吧。

二、大項職務內容:

一位員工不可能只有一項職務內容,所以訂定出初步的職務內容是非常重要的,有人問我怎麼做?簡單啊,員工每天在做什麼,主管必須先行去了解,了解後便可以做成大項的職務內容,以上圖例來看的話,這一份工作有四項職務內容,每一項都清清楚楚,這是最基本的概念,如果這個沒有完成的話,那也別想會有下一項職掌內容的產生。

三、小項職務內容 -職掌:

根據上述的大項的職務內容,就可以慢慢訂定出職掌出來,職務說明書中這個是最難做的部份,但有一個方法,主管不可以自已來做,而是要和部門主管、基層員工來一起訂定,因為只要是有人就會有刻板印像,很多公司的職務說明書讓人看不懂的原因就在這裡,不是主管自已寫、不然就是人資部門自已做,想問一句話,難道主管、人資部門會比在職的員工了解自已工作的內容嗎?答案通常都是否定的,况且這有一個好處,那就是協助員工了解其職務的重要性及內容,這是一個互助的過程,以我的實務經驗,通常只要做一次,基本上內部的溝通就會暢通許多,各位可以試試,但不是只做一次就夠了,職掌必須要定期檢視,就企業實務狀況而加以調整,當然還是要由高層主管、部門主管、員工一起討論修訂,才會有實際的效用。








四、新人試用期間:

通常職務內容只要確定了以後,基本上就是新人學習的地圖了,但這裡有一個問題點,也是國內企業常遇見的一個問題,新人試用期到了要怎麼考核?如果公司到了新人試用期滿還有這個問號的話,那就代表這個新人的學習過程完全是沒有被注意、紀錄、觀察的,部門主管也沒有負起這個責任來培育新人,我說的沒錯吧?很多公司連員工怎麼離職的都不是很清楚,所以訂定出明確的試用期間是有其必要性的,而且可以跟下一個設計連貫起來。

五、試用期間分段考核:

我上面有說過,試用期間就是新進員工的學習地圖,而且為了確保員工的學習狀態、主管帶人的狀況,可以進行分段考核的措施,因為一旦員工在第一階段就無法通過的話,可以讓公司在第一時間找出問題點,是員工本身?還是部門主管?或其他的原因,最怕員工學了三個月以後,成為正式員工後漏洞百出,到時才驚覺有問題已是太晚了,而且對於公司的資源也是一種浪費,分段考核是必須的。

六、考核項目:

請對照第一張圖例的職掌,考核的項目就是員工的學習過程,而且務求精確,因為這才有辦法完全掌控員工的學習狀況,很多公司的考核項目都流於形式,一點實效都沒有,也難怪公司會留不住人,或留著的人本職學能都不符使用。

結語:


今天對我來說是一個新的嘗試,將自已的文件拿出來與各位分享,只要幾張A4表格便可以做到,國內很多企業已淪於包裝化,錯覺只要有好的硬體、資金便可營運正常,但萬萬沒有想到要轉型、創新的前提是要有適合的人才,軟體不到位,說再多也是枉然,希望各位可以善用這份文件,有問題歡迎來找我討論,謝謝!

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