2016年6月20日 星期一

職場大小事:大公司小助理,如果你這麼想,你就真的錯了!


上週在辦一個活動的時候,有看到參加的人對於現場工作人員有那種使喚的動作,事後得知的時候,其實心中真的是不以為然,所以今天以此主題來跟大家做一個分享,這張圖的含意是,「老闆是拿著KEY的那個人嗎?」我在顧問這個行業常看到很多人都犯了這個基本的錯誤,開始之前,我問大家一個問題,你覺得助理重不重要呢?我會在文章的最後,給各位一個答案。

這個案子發生在四年前,我的一位客戶有很好的產品,但不知怎麼的,每次去找這間大客戶的時候,不是社長不在、就是行事曆太滿,搞的自己不上不下的,他那個時候求助於我,我於是就跟著他去了這一間公司,今天的故事,就從一進公司,與助理的對話開始。

王董:你們老闆又不在喔?
助理:是啊,今天又出去開會了!

王董:那他幾點回來,我趕時間!
助理:我現在聯絡不上他,等他回來我再代為轉達。

王董:每次都這麼說,那再麻煩妳了!
助理:好的!

這看似平常的對話,聽在我的耳裡,其實是有那麼一點不協調,原因有幾個,我與各位分享一下:

1:這位助理小姐從頭到尾都沒有抬頭起來對話。

2:這位助理小姐的語調從頭到尾都是冷淡的。

3:這位小姐並沒有主動請我朋友留下聯絡資訊。

從上面這三個點來看,我可以斷定這位助理小姐根本是非常討厭我的朋友,於是我就趨前與她開始交談,同時我對她也做了非常詳細的觀察,以下是我們的對話記錄:

海威:小姐您好,原來您喜歡Hello Kitty啊!
小姐:嗯,你怎麼會知道?

海威:其實不難,因為妳用的文具都是Hello Kitty 系列的!
小姐:對啊,其實我很喜歡,最近也在集玩偶。

海威:妳是說7-11的嗎,我也在集,好難集喔!
小姐:對啊,我還少這五個,不知道什麼時候才可以集到!

先說我們的對話發生完25分鐘後,老闆就接待我的朋友了,想知道發生什麼事情?我跟各位報告!

一、老闆不在、而且是一直不在,代表的就是拒絕:

老闆不在代表的也許是一個情緒,而不是一個事實,這位助理小姐從頭到尾連頭都不抬,可見之前我朋友在互動上,應該是有冒犯到這位助理小姐,否則正常來說,怎麼可能連頭都不抬呢!

二、我的朋友從頭到尾都是語氣不耐,連我聽了都會生氣:

我最討厭的就是「使喚」別人的人,我的朋友從頭到尾的口氣就是呼之則來、揮之則去的口吻,我聽了都會生氣,更何況是這位年輕的小姐呢,如果你是這種人的話,我勸你最好改改,因為我接下來要跟大家分享我是怎麼做的了。

三、不是老闆不在嗎?怎麼老闆後來就在了呢?

在我要找這位助理小姐聊天的時候,其實我大概把她身上的衣著看了一遍,她的桌子上我也大略看了一下,記住一件事情,衣著與桌上的擺設,最容易看出她的喜好是什麼,這也是為什麼我會從Hello Kitty下手了。

尊重再加上投其所好,才會有溝通的基礎,這是一個非常重要的觀念,接下來我就打開了網頁,跟她聊了關於Hello Kitty的系列商品,短短的幾分鐘,就讓她打開了心房,結尾的時候我還特別把我朋友唸了一頓,並請他向助理小姐道歉,就是這些簡單的動作…助理小姐的口中說出了這幾句話:

「我雖然是助理,但老闆的行程都是我安排的…」

「沒有我的安排,你是見不到他的…」

「我是老闆的助理,但不是你的助理…」

說完後,她撥了一通電話,我朋友就獲了一個跟老闆面談的機會,而我則繼續下一個動作。

四、2400塊換來2000萬的訂單:

我絕不是跟大家說要走後門或是賄絡他人,我想強調的是助理絕不是表面看的那麼簡單,也許她是與老闆距離最近的人,因此她對我們的評語或觀感會是左右朋友成功與否的關鍵,而且再加上一開始的冒犯,我真的覺得對她很抱歉,因此我打了個電話給在便利超商工作的好友,請她幫我帶了一組Hello Kitty全系列的商品。

我有當場送嗎?當然是沒有啊,我只留下名片給她,然後用黑貓送給她,兩天後她打電話給我,語氣非常的開心與驚訝,沒想到我竟然會送她這份禮物,我除了再度致歉之外,也祝她工作順利。

一個月過後,朋友打電話來,說他接到了該間公司的2000萬的訂單,這還真是一個不錯的結果。

結語:

善待他人其實是一個基本的禮節,如果我們學會,其實人生是充滿了許多驚喜與機會的,不要一直花在包裝自己的身上,你的態度如果是看人辦事的話,那麼…別人難道看不出來嗎?

說回我辦的活動,我仍希望這位學員可以透過這篇文章審視自身的行為,這跟你從事什麼行業沒有關係,這只與你的「人格」有關係,我不會點破你,但你一定會從跟我的互動中明顯感覺到,希望大家不要犯這種錯誤,因為最終的惡果還是會落在自己的身上,現在是蘇州早上的五點半,各位早安,與您分享!


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