2016年4月6日 星期三

職場大小事:你還在開沒有效率的會議嗎?群體決策的二三事- 實戰篇


今天是小弟的生日,謝謝大家的祝福與支持,今天我想在生日的這一天,玩一些新鮮的玩意,還記得以前有二位歌手有過二手聯彈,如果玩音樂可以,那為什麼寫文章不行呢?因此我特別情商「問題分析與解決」的邱靖蓉老師,讓我進行第一次的嚐試,她負責概念篇,而我負責實戰篇,因此如果各位點進來如果發現了我的前言,請先點邱靖蓉老師的部落格看看前篇文章,看完再來我這裡看看,這是一個全新的嚐試,希望各位可以試試,並給我意見,另外,我最近Google部落格有很多的狀況,因此我先在此預告,我會在五月開始架設新的個人網站,寫了將近750篇文章,我想是時候架設個人的網頁了,期許各位能繼續支持,以及給予各位更多的協助,總之我們開始今天分享吧!

我最近在召開一個會議,我便用以下的方式,讓我的部屬與團隊成員,在最短的時間內,去做最精準的陳述,會議時間訂定在45分鐘內要完成,各位也許會有一個問題,這真的可行嗎?你不會是在亂說的吧,今天的實戰篇,是我在企業客戶、現行工作上所使用的方式,這個方式我用了大約5年之久,在今天小弟生日的這一天,與各位分享!!

一、會議的前兩天發出會議通知:

48小時是我給團隊成員的時間,為什麼要預先通知?因為是要與會人員了解會議的內容,並先做好準備,什麼樣的準備?是準備會議資料嗎?如果是這樣的話,我也不用搞這篇聯彈文了 一般來說我的會議通知會包含下列幾項:

‧ 會議的議程
‧ 議程相關的人員
‧ 每一個議程的時間限制

二、確定與會的人員並要求先做好準備:

所謂的準備,是指與會的人員就議程的內容,在會前去做討論及協商,太多的會議都是在現場爭論,這根本是浪費時間,所謂長而無效的會議就是這麼產生的。

三、開始的時候設定時鐘計時:

會議開始的時候,就即刻設定時間,並請會議主持人要注意、並提醒時間的長短,很多會議主持人常會失控,無止盡的講下去,這也是一種無效會議的樣子,因此我會就議程上的時間做嚴格的規範,時間一到,即刻導入下一個議題,以此訓練與會人員的效率。

四、時間一到就停止會議,不論議程進行至什麼程度:

我們常常在會議聽到「重要」兩個字,當每一個人都想要表達意見的時候,都會說自己的主意、想法、論述很重要,但別忘了會議的重點在於讓主事者了解「結論」,而非各自的陳述,因此時間一到,不論談到什麼程度,會議一概終止。

五、會議就是一場小型的簡報,要精確有效果:

會議其實對我來說,就是一場小型的簡報,事前的準備、溝通這根本就是基本功,因此會議要有效率,就必須提升精準度,精準度提高,效果自然就會產生,因此我的行事曆上通常都會有好幾場45分鐘的會議…而非是一整天一場會議!!

結語:

你喜歡開會嗎?我先說我的答案,我非常的不喜歡開會,也因為這個原因,我情願做好事前的通知、事前的準備、與會人員的預先溝通,開始的時候會很困難,但時間久了,各位就可體會到那種有效率的感覺是什麼了。

我們可以花45分鐘開會,剩下的時間情願早下班,也不要卡在會議之間鬼打牆!!與各位分享!


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